Kreditnota – når og hvordan utstede kreditnota i Norge

Hva er en kreditnota?

En kreditnota er et dokument som helt eller delvis opphever en tidligere utstedt faktura. Den fungerer som en «negativ faktura» – den reverserer beløpet, MVA-en og de bokføringsmessige postene som den opprinnelige fakturaen skapte.

Kreditnotaer er regulert i bokføringsforskriften § 5-2-7 og brukes i en rekke situasjoner:

• Feil i den opprinnelige fakturaen (feil beløp, feil MVA-sats, feil kunde)
• Returnerte varer som skal krediteres
• Rabatter eller prisavslag gitt etter at fakturaen er sendt
• Kansellering av en ordre etter fakturering
• Tvist om leveransen der partene blir enige om reduksjon

Merk: En kreditnota er ikke det samme som en purring eller et betalingsvarsel. Den brukes kun til å korrigere eller annullere en allerede utstedt faktura.

Du kan aldri endre en sendt faktura

Et grunnleggende prinsipp i norsk bokføring er at et salgsdokument (faktura) som er bokført og sendt, aldri skal endres. Dette følger av bokføringsloven § 10, som slår fast at bokførte opplysninger ikke skal endres eller slettes.

Hvis du oppdager en feil i en faktura som allerede er sendt til kunden, er den korrekte fremgangsmåten:

• Utstede en kreditnota som refererer til den opprinnelige fakturaen
• Sende kreditnotaen til kunden
• Eventuelt utstede en ny, korrekt faktura med nytt fakturanummer

Du kan aldri slette, overskrive eller redigere den opprinnelige fakturaen i bokføringssystemet. Den skal fortsatt ligge i nummerserien og være sporbar. Kreditnotaen dokumenterer korreksjonen.

Hva med fakturaer som ikke er sendt ennå?

Hvis du oppdager feilen før fakturaen er sendt og bokført, kan du i utgangspunktet korrigere den direkte – forutsatt at fakturanummeret ikke allerede er brukt i bokføringen. Når fakturaen først er bokført, gjelder regelen om kreditnota.

Krav til innhold i en kreditnota

En kreditnota er underlagt de samme innholdskravene som en vanlig faktura (jf. bokføringsforskriften § 5-1-1), med noen tillegg:

Det viktigste spesielle kravet er referansen til den opprinnelige fakturaen. Uten denne referansen er det umulig å knytte kreditnotaen til riktig transaksjon – noe som skaper problemer ved bokføring og eventuelt bokettersyn.

Delvis vs. full kreditnota

Du kan velge mellom å utstede en delvis eller en full kreditnota, avhengig av situasjonen:

Full kreditnota

En full kreditnota annullerer hele den opprinnelige fakturaen. Den krediterer hele beløpet inkludert MVA. Du utsteder typisk en full kreditnota når:

• Fakturaen er sendt til feil kunde
• Hele ordren er kansellert
• Du må korrigere flere feil og det er enklere å kreditere alt og sende ny faktura
• Alle varer er returnert

Delvis kreditnota

En delvis kreditnota korrigerer bare en del av den opprinnelige fakturaen. Den angir kun beløpet som skal krediteres. Vanlige situasjoner for delvis kreditering:

• Noen, men ikke alle, varer er returnert
• Du gir et prisavslag eller rabatt etter fakturering
• En enkelt varelinje hadde feil pris eller mengde
• Kunden har betalt for mye og skal ha tilbake differansen

Tips: Ved delvis kreditering kan du vurdere om det er enklere å kreditere hele fakturaen og sende en ny med korrekt beløp, fremfor å ha en delvis kreditnota hengende. Dette avhenger av kompleksiteten og hva som gir best oversikt i bokføringen.

Effekt på MVA-rapportering

En kreditnota har direkte innvirkning på MVA-meldingen for både selger og kjøper:

For selger (den som utsteder kreditnotaen)

• Utgående MVA reduseres med MVA-beløpet på kreditnotaen
• Reduksjonen tas med i MVA-meldingen for den terminen kreditnotaen utstedes
• Har du allerede betalt inn MVA for den opprinnelige fakturaen, får du i praksis tilbake differansen på neste MVA-oppgjør

For kjøper (den som mottar kreditnotaen)

• Inngående MVA-fradrag reduseres tilsvarende
• Kjøper må justere sitt MVA-fradrag i den perioden kreditnotaen mottas
• Dersom kreditnotaen mottas i en annen termin enn den opprinnelige fakturaen ble bokført, tas justeringen med i den nye terminen

Det er viktig at kreditnotaen bokføres i riktig termin. En kreditnota utstedt i mars 2026 skal med i 2. termin (mars–april), selv om den opprinnelige fakturaen ble utstedt i en tidligere termin.

Håndtering av returer og tvister

Kreditnotaer spiller en sentral rolle i håndteringen av returer og tvister. Her er beste praksis for de vanligste situasjonene:

Retur av varer

Når en kunde returnerer varer, bør kreditnotaen utstedes når varene er mottatt og kontrollert. Kreditnotaen skal spesifisere hvilke varer som returneres, og beløpet skal tilsvare den opprinnelige fakturaprisen for disse varene (inkl. riktig MVA-sats).

Hvis kunden returnerer varer som var fakturert med ulike MVA-satser, skal kreditnotaen reflektere riktig sats for de returnerte varene – du kan ikke bruke en annen sats enn den som ble brukt på den opprinnelige fakturaen.

Tvister og reklamasjoner

Hvis en kunde bestrider en faktura, er det viktig å ikke sende fakturaen til inkasso mens tvisten pågår. Ifølge inkassoloven § 8 skal et krav være forfalt og ikke reelt omtvistet før det kan sendes til inkasso.

Fremgangsmåten for tvistehåndtering er:

• Ta kontakt med kunden og forsøk å avklare tvisten
• Hvis dere blir enige om at kravet skal reduseres, utsteder du en delvis kreditnota
• Hvis hele kravet er uberettiget, utsteder du en full kreditnota
• Hvis kunden ikke har betalt, trenger du normalt ikke å tilbakebetale – kreditnotaen nullstiller bare kravet
• Hvis kunden allerede har betalt, skal du tilbakebetale det krediterte beløpet

Etterskuddsvise rabatter

Noen avtaler inkluderer volum- eller årsrabatter som beregnes i ettertid. Også disse skal dokumenteres med kreditnota. Kreditnotaen bør referere til de aktuelle fakturaene og tydelig angi at det gjelder en avtalt rabatt.

Med Invoyo kan du opprette en kreditnota med ett klikk direkte fra den opprinnelige fakturaen. Alle felt fylles ut automatisk, inkludert fakturareferanse og MVA-beregning.